Họp là công việc thường xuyên và quan trọng trong công tác điều hành, sản xuất kinh doanh của Công ty Điện lực Thái Nguyên (PC Thái Nguyên). Các cuộc họp cũng là nơi thể hiện tác phong, hình ảnh, tinh thần và văn hóa làm việc chuyên nghiệp. Trong cuộc họp, ngoài những phần quan trọng như nghi thức, nội dung… thì Văn hóa họp là vấn đề cần được quan tâm xây dựng.
Với đặc thù là đơn vị quản lý vận hành và kinh doanh bán điện có yêu cầu cao về đảm bảo cung cấp điện an toàn, liên tục, hiệu quả trên địa bàn tỉnh. Trong thời gian qua, Công ty đã hình thành và duy trì văn hóa họp ngắn gọn, tập trung vào chất lượng hơn số lượng, hướng tới hiệu quả xử lý công việc.
Một là, luôn đúng giờ: Luôn đi đúng giờ, tốt nhất là đến trước 5-10 phút để ổn định vị trí, tránh làm phiền đến những người xung quanh. Đúng giờ cũng thể hiện thái độ lịch sự, nghiêm túc, tôn trọng tập thể. Trong trường hợp không thể tham dự được hoặc đến muộn cần báo cho người chủ trì biết trước.
Hai là, trang phục phù hợp: Trang phục phải phù hợp với tính chất cuộc họp, đặc biệt với các cuộc họp quan trọng, bởi đây là cách gián tiếp thể hiện sự tôn trọng tập thể, đối tác, sự kiện, thể hiện tính chuyên nghiệp và văn hóa của người dự họp.
Ban Giám đốc PC Thái Nguyên và trưởng các đơn vị họp giao ban định kỳ
Ba là, chuẩn bị kỹ càng: Tìm hiểu trước nội dung, địa điểm, thời gian, thành phần, mục đích cuộc họp một cách chính xác nhất có thể để tránh những tình huống phát sinh không đáng có. Trong mọi cuộc họp đều có chương trình thảo luận, vì vậy, ở bất cứ cương vị nào cũng cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng tránh tình trạng trả lời loanh quanh, mơ hồ, không đi vào trọng tâm. Khi được giao nhiệm vụ làm tham luận, cần nghiên cứu, chuẩn bị trước tài liệu, slide, thông tin khi cần thiết trước khi phát biểu để truyền đạt ngắn gọn, đủ ý, giúp người nghe nắm được nội dung chính của bài phát biểu mà không bị mệt mỏi.
CBCNV tham dự Hội nghị người lao động
Bốn là, ứng xử văn hóa trong cuộc họp: Giữ im lặng. Không ồn ào, không đọc báo, lướt mạng trong thời gian họp, không gây tiếng động bất thường và điện thoại di động phải chuyển sang chế độ rung/im lặng. Không ngắt lời người khác khi đang phát biểu hoặc thuyết trình. Phải lắng nghe hết câu rồi mới đến lượt mình phát biểu. Khi đặt câu hỏi nên giơ tay và chờ chủ tọa gọi để phát biểu. Tuân theo sự điều hành của chủ tọa. Khi đặt câu hỏi cần phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và chỉ hỏi một câu. Nếu hỏi nhiều câu phải nói rõ câu 1, câu 2... Tham dự hội họp từ đầu đến cuối. Chỉ rời hội trường khi hội nghị chấm dứt. Không bỏ ra giữa chừng trong khi có một ai đó đang phát biểu.
CBCNV PC Thái Nguyên dự hội nghị tổng kết hàng năm
Và cuối cùng, không quên tiết kiệm điện bằng cách chỉ bật đủ lượng đèn chiếu sáng và máy lạnh, chú ý tắt tất cả thiết bị điện trước khi ra về. Thu dọn và trả về đúng vị trí các vật dụng, tài sản sử dụng chung của mỗi phòng họp.
Văn hóa họp thể hiện rõ nét văn hóa tác phong làm việc của từng CBCNV nói riêng và của cả Công ty nói chung. Với mục tiêu xây dựng một “Văn hoá họp” hiệu quả, tập thể CBCNV Công ty Điện lực Thái Nguyên quyết tâm thực hiện Bộ quy tắc ứng xử văn hóa EVN và triển khai chúng thành thói quen ngầm định tự nhiên, để các cuộc họp được tổ chức thật sự hiệu quả, văn minh, nơi tỏa sáng tinh thần làm việc tập thể và mang lại hưng phấn cho những người tham dự./.
Phương Thảo - P. TC&NS