Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, bộ, ngành, địa phương và quốc gia là cần thiết nhằm giúp cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ nắm được hiện trạng quản lý tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Quan trọng hơn, việc xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thường xuyên sẽ buộc các cơ quan, tổ chức nhà nước phải công khai thông tin về tài liệu lưu trữ đang quản lý, giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân thuận tiện trong việc tra tìm và sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến, góp phần xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch và hiện đại.
Để quản lý tài liệu lưu trữ số, cần phải có Kho Lưu trữ số. Kho Lưu trữ số gồm hệ thống tổng hợp các yếu tố hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số. Kho lưu trữ số được thiết lập nhằm hỗ trợ thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; kết nối để chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật.
Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đang được lưu trữ trong hệ thống thông tin của cơ quan, tổ chức hoặc thuê dịch vụ lưu trữ của các doanh nghiệp công nghệ. Những đơn vị lưu trữ này đáp ứng yêu cầu về công nghệ thông tin nhưng chưa đáp ứng yêu cầu thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt chưa đáp ứng yêu cầu lưu giữ lâu dài và lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ số theo khuyến cáo của Hội đồng Lưu trữ quốc tế.
Bên cạnh đó, để thực hiện nhiệm vụ xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ số, các cơ quan, tổ chức bắt buộc phải xây dựng Kho Lưu trữ số hoặc thuê dịch vụ cung cấp kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức đáp ứng yêu cầu pháp luật.
Chính vì vậy, Nghị định cần quy định cụ thể về kho lưu trữ số như các nội dung: nguyên tắc, yêu cầu của Kho Lưu trữ số; hạ tầng lắp đặt kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin; phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số; cấu trúc dữ liệu và quản lý, bảo quản, sử dụng dữ liệu trong Kho Lưu trữ số.
Ngoài ra, việc quản lý dự phòng tài liệu lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ được thực hiện tại lưu trữ lịch sử nhà nước cấp trung ương mà cần phải thực hiện tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, các ngành, các cấp có tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng để phòng ngừa trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được, nhất là đối với tài liệu lưu trữ số, loại tài liệu dễ bị tác động bởi thảm họa công nghệ.
Vì vậy, việc quy định chi tiết về việc tạo lập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng để thực hiện thống nhất trong toàn quốc là cần thiết.
Bố cục của dự thảo Nghị định
Theo Bộ Nội vụ, việc xây dựng Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ, đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong bối cảnh Chính phủ điện tử và Chuyển đổi số quốc gia.
Dự thảo Nghị định được xây dựng trên quan điểm đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất, đồng bộ của hệ thống pháp luật hiện hành; đảm bảo nguyên tắc Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; kế thừa các quy định còn phù hợp tại các văn bản quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011, bổ sung những quy định mới để khắc phục những bất cập, hạn chế của các quy định hiện hành.
Dự thảo Nghị định gồm 08 chương 72 điều, cụ thể như sau:
Chương I. Quy định chung, gồm 03 điều (từ Điều 1 đến Điều 3).
Chương II. Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, gồm 11điều (từ Điều 4 đến Điều 14).
Chương III. Kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác, gồm 07 điều (từ Điều 15 đến Điều 21).
Chương IV. Kho Lưu trữ số, gồm 33 điều (từ Điều 22 đến Điều 54).
Chương V. Lưu trữ dự phòng, gồm 06 điều (từ Điều 55 đến Điều 60).
Chương VI. Tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử, gồm 04 điều (từ Điều 61 đến Điều 64).
Chương VII. Kinh doanh dịch vụ lưu trữ, gồm 06 điều (từ Điều 65 đến Điều 70).
Chương VIII. Điều khoản thi hành, gồm 02 điều (từ Điều 71 đến Điều 72).