Hiện nay vấn đề lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong một cơ quan, doanh nghiệp. Cùng với chỉ đạo chung của EVN, Tổng công ty Điện lực miền Bắc, Công ty Điện lực Thái Nguyên (PC Thái Nguyên) đã và đang triển khai số hóa, hệ thống hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự trên phần mềm HRMS nhằm bắt kịp cuộc đua chuyển đổi số, phục vụ đắc lực công tác quản trị để nâng cao hiệu quả công việc.
Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam. Bất cứ đơn vị nào cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Bộ phận Tổ chức & Nhân sự cần phải có trách nhiệm ghi lại toàn bộ những thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động ở trong đơn vị. Khi quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, chắc chắn nó sẽ giúp cho các đơn vị quản lý tốt hơn nguồn nhân lực. Nếu cần có những quyết định trong việc phát triển nhân sự, sẽ kịp thời trích xuất các thông tin giúp cho quá trình đưa ra quyết định được nhanh và chính xác hơn.
Trước đây PC Thái Nguyên quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng cách nhập thông tin trên HRMS và quản lý hồ sơ nhân sự bằng bản cứng, điều này gây hạn chế trong công tác quản lý nhân sự muốn truy cập hồ sơ gốc phải lên phòng tổ chức mới xem được. Năm 2022, để tiếp tục triển khai và ứng dụng mạnh mẽ công tác chuyển đổi số, khai thác triệt để các tính năng trên phần mềm HRMS, PC Thái Nguyên đang gấp rút thực hiện thu thập, phân loại, scan và cập nhật thông tin trên phần mềm HRMS.
Các bước PC Thái Nguyên đang tích cực triển khai đó là:
Phân loại hồ sơ: Việc thực hiện phân loại hồ sơ sẽ giúp cho công việc số hóa trở nên dễ dàng hơn, đây cũng là bước quan trọng đòi hỏi người phân loại phải thực hiện cẩn thận và khoa học. Một số nhóm hồ sơ nhân sự đang được phân loại dựa trên các mốc thời gian như: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ nâng lương, hợp đồng, bằng cấp, giấy khai sinh, giấy khám sức khỏe...
Quá trình phân loại hồ sơ nhân sự
Scan hồ sơ: Hồ sơ nhân sự sau khi được phân loại theo danh mục đã quy định sẽ được chuyển cho bộ phận scan hồ sơ đảm bảo chất lượng đồng thời thiết kế những mục lưu trữ riêng biệt trên máy tính dựa trên hồ sơ gốc đã được phân loại. Bản mềm được lưu trữ một cách khoa học thuận lợi cho việc đính kèm hồ sơ lên phần mềm.
Hồ sơ nhân sự sau khi được phân loại được chuyển cho bộ phận scan
Kiểm tra và cập nhật hồ sơ: Hồ sơ sau khi được scan sẽ được chuyển cho bộ phận tổ chức kiểm tra và thực hiện cập nhật lên phần mềm HRMS thông qua việc đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên.
Có thể nói công tác chuyển đổi số lĩnh vực Tổ chức & Nhân sự trong đó số hóa hồ sơ nhân sự sẽ giúp đơn vị quản lý tập trung dữ liệu hồ sơ của từng nhân viên, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc. Dễ dàng tra cứu, giảm thời gian lục tìm hồ sơ khi cần, hạn chế những thất thoát, sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ.
Hiện Tổ công tác số hóa hồ sơ nhân sự HRMS của PC Thái Nguyên đang tập trung cao độ để triển khai các bước công việc. Dưới sự chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo Công ty, tổ công tác sẽ phấn đấu hoàn thiện việc số hóa gần 1000 hồ sơ nhân sự của Công ty xong trước ngày 30/4/2022, đảm bảo đúng tiến độ và yêu cầu của Tổng công ty Điện lực miền bắc cũng như PC Thái Nguyên đề ra./.
Phương Thủy