Xác định công tác truyền thông là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong hoạt động SXKD của đơn vị, là trách nhiệm của các tổ chức Đảng, Đoàn thể và của mỗi CBCNV trong toàn công ty. Với sự phát triển mạnh mẽ của mạng xã hội như hiện nay thì truyền thông số chính là một giải pháp vô cùng quan trọng, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc kết nối và tiếp cận. Những năm qua, Công ty Điện lực Thái Nguyên (PC Thái Nguyên) đã luôn nỗ lực, không ngừng đổi mới theo hướng hiện đại để bắt kịp với sự phát triển mạnh mẽ của thời kỳ cách mạng khoa học 4.0, không chỉ đổi mới trong các hoạt động SXKD, phương thức quản lý vận hành, mà còn đổi mới cả công tác truyền thông. Bên cạnh các phương pháp truyền thông truyền thống như báo in, văn bản in, pano, áp phích, tờ rơi… PC Thái Nguyên đã và đang tích cực thực hiện chuyển đổi số công tác truyền thông tại các đơn vị trực thuộc.
Tăng cường số hóa truyền thông nội bộ qua việc ứng dụng các phần mềm, khai thác mạng xã hội.
Là một trong những đơn vị tiên phong triển khai văn phòng điện tử (E-Office), đến nay 100% CBCNV của Công ty đã sử dụng hệ thống E-Office một cách thành thạo để giải quyết công việc. Đặc biệt trong quý I/2020, Công ty đã áp dụng triển khai ký số triệt để các văn bản điện tử, đạt tỷ lệ 95% văn bản phát hành (1715/1810 văn bản) trong đó ký số 100% các văn bản phát hành nội bộ và văn bản đi trong ngành điện. Cũng từ đó mà CBCNV trong Công ty nhanh chóng kịp thời nắm rõ được chủ trương, chính sách của Tập đoàn, Tổng Công ty và Công ty, qua đó thực hiện nhiệm vụ SXKD một cách nhất quán, thống nhất.
Toàn bộ văn bản đều được xử lý và lưu giữ trên hệ thống phần mềm E- eoffice 3.0
Triển khai hầu hết các cuộc họp từ trực tiếp sang trực tuyến, Quý I/2020, PC Thái Nguyên đã kết nối 23 hội nghị truyền hình từ Tập đoàn, Tổng Công ty đến đơn vị cấp 4 (Điện lực trực thuộc) giúp Ban lãnh đạo Tập đoàn, Tổng Công ty cũng như PC Thái Nguyên chỉ đạo, điều hành hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh đến đơn vị cấp dưới của mình một cách kịp thời, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí, kết nối tăng cường quan hệ, khuyến khích trao đổi giữa các nhân viên, nâng cao hiệu suất làm việc…Đặc biệt, trong thời gian ứng phó với dịch bệnh Covid-19 càng cho thấy việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong công tác quản lý điều hành của một doanh nghiệp có hiệu quả như thế nào. Ngay sau khi có Chỉ thị 16/TTg-CP ngày 31/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch Covid-19. Nhằm thực hiện triển khai giãn cách xã hội nhưng vẫn đảm bảo duy trì các hoạt động SXKD, PC Thái Nguyên đã nhanh chóng ứng dụng phần mềm Microsoft Teams tới các đơn vị trực thuộc nhằm ứng dụng làm việc online từ xa. Tại PC Thái Nguyên, tất cả các cuộc họp vẫn được diễn ra nhưng dưới hình thức họp online mọi lúc mọi nơi với sự hỗ trợ của phần mềm Microsoft Teams đã giúp các phòng ban, Điện lực, tổ, đội…trong Công ty duy trì mối liên hệ công việc chuyên môn một cách chặt chẽ, CBCNV trong toàn đơn vị vẫn kịp thời nhận được các chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị mà vẫn đảm bảo yêu cầu không tập trung đông người theo khuyến cáo của Chính phủ và Bộ Y tế.
Phải nói thêm rằng phần mềm Microsoft Teams (hay còn gọi là Teams) là một ứng dụng được đóng gói vào Office 365 và đồng bộ với các ứng dụng khác của Microsoft (như Word, Excel,...). Đây là phần mềm được Tổng Công ty Điện lực miền Bắc trang bị trong đó phần mềm Teams hiện đang được Microsoft cho phép tạo tài khoản và sử dụng miễn phí. Về cơ bản, người dùng sẽ không cần rời khỏi ứng dụng Teams mà vẫn có thể tiếp tục công việc của mình. Trong bối cảnh cuộc cách mạng chuyển đổi số đang bùng nổ mạnh mẽ, cộng với sức ảnh hưởng của xu hướng làm việc từ xa, Teams chính là giải pháp hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp, vừa an toàn trong bảo mật thông tin, dễ dàng thực hiện các thao tác họp trực tuyến với hình ảnh, âm thanh chất lượng cùng nhiều tính năng khác như chat, video call, trao đổi tài liệu online, ghi âm nội dung, nhắn tin và đặc biệt là không hạn chế thành viên.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams
Phòng CNTT Công ty Điện lực Thái Nguyên họp trực tuyến với các điểm cầu Điện lực qua phần mềm Microsoft teams về công tác bảo mật An toàn thông tin
Kết hợp số hóa truyền thông nội bộ với truyền thông đến với công chúng:
Xác định CBCNV Công ty chính là những tuyên truyền viên tích cực trong việc truyền tải những chủ trương, chính sách cũng như các hoạt động của ngành điện đến với khách hàng. Trong những năm qua, PC Thái Nguyên tập trung đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ, tăng cường kết nối, chia sẻ thông tin, trao đổi và xử lý công việc qua môi trường mạng thông qua các nhóm Zalo, Facebook, mạng nội bộ nhằm truyền đạt tức thời các thông điệp của ban Lãnh đạo, của ngành điện đến CBCNV mọi lúc mọi nơi và trên mọi thiết bị.
Tăng cường kết nối truyền thông nhằm tạo hình ảnh trách nhiệm, gần gũi, thân thiện của ngành điện đối với công chúng thông qua các Đài truyền hình, truyền thanh, các Báo điện tử thu hút số lượng người đọc nhiều. Quý I/2020, PC Thái Nguyên đã tuyên truyền các hoạt động SXKD của Công ty và của ngành điện trên Đài truyền hình tỉnh Thái Nguyên 18 lượt, trên Báo điện tử ngoài ngành 26 lượt và trên Website Tổng Công ty và PC Thái Nguyên là 180 lượt. Cải tiến Website của PC Thái Nguyên cả về hình thức lẫn nội dung để website trở thành một phòng giao dịch, một địa chỉ giao dịch một công cụ truyền thông hữu hiệu, một kênh thông tin chính thống, là nơi cung cấp dịch vụ cho khách hàng, nhanh hơn, thông minh hơn. Tăng cường truyền thông các bản tin nội bộ (PDF) của EVN, EVNNPC trên Website PC Thái Nguyên.
Thường xuyên theo dõi trang fanpage “EVN-Vì niềm tin của bạn” để chia sẻ những thông tin tích cực về các mặt hoạt động của đơn vị để phổ biến, nhân rộng thông tin tích cực ra công chúng và báo chí. Sử dụng hệ thống màn hình đa nhiệm phát các hình ảnh, thông tin, hoạt động của đơn vị cũng như của ngành điện.
Công ty cũng đã phối hợp với UBND tỉnh thành phố, quận/huyện đặt đường link, banner quảng bá Trung tâm chăm sóc khách hàng, dịch vụ công Quốc gia trên Website PC Thái Nguyên, cổng thông tin điện tử quận/huyện. Quảng bá App Chăm sóc khách hàng trên thiết bị di động, kết nối và khai thác Dịch vụ điện qua ứng dụng Zalo, khuyến khích khách hàng sử dụng điện nhận tin nhắn qua zalo để ngành điện có thể nhắn tin và truyền tải được nhiều thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất đến với khách hàng.
Khách hàng thanh toán tiền điện trực tuyến qua Zalo Pay
Là đơn vị tiên phong trong công cuộc ứng dụng KHCN vào quản lý và SXKD, những năm qua PC Thái Nguyên đã ứng dụng KHCN vào nhiều khâu, nhiều mảng phục vụ hiệu quả công tác quản trị doanh nghiệp cũng như các hoạt động SXKD của Công ty, tối đa hóa lợi ích cho khách hàng sử dụng điện như phát hành hóa đơn điện tử, thanh toán tiền điện không dùng tiền mặt; Phát triển khách hàng mới thông qua máy tính bảng; Từng bước số hóa hồ sơ khách hàng cũng như số hóa số hóa quy trình, tài liệu kỹ thuật lên chương trình Quản lý kỹ thuật nguồn điện và lưới điện PMIS thông qua bộ nhớ lưu trữ đám mây. Nâng cao năng suất lao động nhờ ứng dụng công nghệ đo xa và lắp đặt công tơ điện tử; Hoàn thiện hệ thống SCADA trong điều độ vận hành hệ thống điện; Từng bước xây dựng hệ thống lưới điện thông minh; Ứng dụng công nghệ rửa sứ hotline, sửa chữa điện hotline không cần cắt điện nhằm đảm bảo độ ổn định cung cấp điện, hướng tới sự hài lòng của khách hàng với phương châm lấy “khách hàng là trung tâm”. Tập thể CBCNV PC Thái Nguyên đã và đang xây dựng cho mình hình ảnh một doanh nghiệp hiện đại, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng trong thời kỳ đổi mới./.
Thanh Huyền