Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, cùng với những ảnh hưởng bất lợi từ dịch bệnh COVID-19, các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đều đang đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động quản lý, điều hành, từ đó giúp nâng cao năng suất lao động, tối ưu hiệu quả, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.
Công tác văn phòng là lĩnh vực quan trọng của một cơ quan, tổ chức, giữ vai trò điều hành tổng hợp, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, mang lại hiệu quả quản lý cho hoạt động sản xuất tại đơn vị. Với mục tiêu chuyển đổi số vào các hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh trong giai đoạn 2021-2022 và định hướng đến năm 2025, Công ty Điện lực Thái Nguyên (PC Thái Nguyên) đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ vào lĩnh vực văn phòng góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, thể hiện tính chuyên nghiệp của mô hình văn phòng hiện đại.
Eoffice (văn phòng điện tử) là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý trình duyệt văn bản và lập hồ sơ công việc điện tử trên môi trường mạng, là phần mềm dùng chung trong toàn hệ thống của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, phiên bản hiện nay các đơn vị đang sử dụng là Eoffice 3.0.
Triển khai từ năm 2008, PC Thái Nguyên khởi đầu từ E-Office 1.0 chương trình được xây dựng phục vụ cho công tác quản lý Văn thư của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, chương trình giúp theo dõi văn bản đến, phát hành văn bản đi chủ yếu là các file giấy scan, thống kê và tìm kiếm văn bản..., Trải qua quá trình sử dụng và nâng cấp sang phiên bản E-Office 2.0 đã mở rộng thêm các tính năng, tăng trải nghiệm người dùng. Đến nay với phần mềm Eoffice 3.0, phần mềm tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, kho dữ liệu, danh bạ… PC Thái Nguyên đã triển khai đồng bộ, thống nhất từ công ty tới các đơn vị. Lãnh đạo công ty luôn quán triệt đến tất cả các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc khai thác tối đa tiện ích của phần mềm này. Việc sử dụng Eoffice 3.0 đã đáp ứng kịp thời cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Ban Giám đốc PC Thái Nguyên. Thông qua phần mềm Eoffice 3.0, chất lượng các văn bản tham mưu thường xuyên được rà soát, kiểm tra, hạn chế đến mức thấp nhất sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày cũng như nội dung văn bản. Các văn bản, giấy tờ tham mưu cho Ban Giám đốc của các phòng chức năng được giải quyết nhanh chóng, việc in ấn tài liệu cho các cuộc họp trong công ty cũng được tiết kiệm triệt để, tránh lãng phí không cần thiết.
Chuyên viên Văn phòng khai thác tối đa tiện ích E-Office 3.0
Cụ thể, quá trình xử lý văn bản đi - đến trong toàn PC Thái Nguyên đã được số hóa, xử lý hoàn toàn trên môi trường mạng, qua đó tiết kiệm về thời gian xử lý công việc, xóa bỏ giới hạn về không gian lưu trữ. Theo số liệu thống kê từ đầu năm 2021 đến nay, hệ thống Eoffice PC Thái Nguyên đã xử lý 5.721 văn bản đến, 3.650 văn bản đi và 1325 danh mục hồ sơ tài liệu được lập. Đây là khối lượng văn bản, hồ sơ được luân chuyển, phát hành và lưu trữ dưới dạng số hóa khá lớn. Trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác Văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 thì PC Thái Nguyên đã thực hiện ký số 100% đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E-Office của đơn vị.
Bên cạnh đó, các phân hệ, tiện ích của Eoffice 3.0 được các đơn vị trực thuộc tích cực áp dụng như: Lịch công tác tuần, lịch xe, tra cứu danh bạ, kho tài liệu và lập hồ sơ công việc điện tử,... Các phân hệ, tiện ích của phần mềm văn phòng điện tử góp phần giúp cho PC Thái Nguyên hướng đến hoàn thiện hệ thống “văn phòng không giấy” và tăng cường tính bảo mật thông tin trong nội bộ. Đây là hình thức không thể thiếu của việc ứng dụng triệt để các tiện ích của hệ thống văn phòng điện tử, giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các cuộc họp, tiết kiệm được rất nhiều chi phí mua sắm văn phòng phẩm, nâng cao năng suất lao động đồng thời mang lại hiệu quả trong công tác chuyển đổi số. Theo đó, Lãnh đạo Công ty yêu cầu các phòng chức năng gửi tài liệu cuộc họp lên mạng nội bộ, chương trình Eoffice, để các thành viên tham dự cuộc họp tải file tài liệu về laptop, smartphone sử dụng. Để nâng cao tính chuyên nghiệp, tài liệu họp được các phòng chức năng trình bày dạng slide, trình chiếu qua màn hình led cho các thành viên dự họp theo dõi mà không cần in ấn tài liệu giấy.
Mặt khác, công ty đã tăng cường hình thức họp trực tuyến với các đơn vị trực thuộc. 06 tháng đầu năm 2021, số lượng cuộc họp trực tuyến của Công ty với các đơn vị trực thuộc (Đội QLVHLĐ cao thế và các Điện lực) chiếm trên 50%/tổng số lượng cuộc họp. Thông qua hình thức họp trực tuyến, Công ty tiết kiệm được khoản chi phí nhiên liệu, thời gian đi lại của người lao động đồng thời đảm bảo an toàn công tác phòng, chống dịch bệnh Covid-19.
Tăng cường công tác hội nghị trực tuyến đến đơn vị cấp 4
Thực hiện kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025, để thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ, PC Thái Nguyên yêu cầu các phòng chức năng, các đơn vị hoàn thành 100% tự sàng lọc, sắp xếp, phân loại chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ tồn đọng, đảm bảo đến năm 2025, 100% hồ sơ giấy đã chỉnh lý được số hóa (trừ các văn bản mật và đặc thù của ngành)
Mặt khác, PC Thái Nguyên tiếp tục đẩy mạnh công tác truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV, tăng cường đào tạo, học tập qua Elearning, hoàn thiện việc kết nối gửi/nhận văn bản điện tử trên trục liên thông văn bản, hồ sơ tài liệu của UBND tỉnh Thái Nguyên, 100% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số áp dụng trong các ứng dụng quản lý, giao dịch nội bộ.
Để thực hiện hiệu quả hơn nữa chương trình văn phòng điện tử mà định hướng trong thời gian tới, lĩnh vực văn phòng của Công ty sẽ ứng dụng hệ thống Digital Office (D-Office); PC Thái Nguyên sẽ chú trọng hơn nữa các mục tiêu đề ra, để sẵn sàng cho bước chuyển sang giai đoạn chuyển đổi số với nhiều cơ hội và thách thức mới, tiến tới việc xây dựng doanh nghiệp điện tử trong tương lai không xa./.
Minh Nguyệt - Văn phòng